INTERFACE TIMESHEET (CRA) - GUIDE  CLIENT
 
Un Timesheet (ou feuille de temps ou CRA) est un calendrier mensuel vous permettant de valider les heures effectuées par vos consultants sur le mois couru.
L'interface Timesheet vous permet de vérifier et valider vos Timesheets de façon digitalisée depuis votre Dashboard.
 
 
ACCÉDER À L'INTERFACE TIMESHEET 
 
  • J'ai déjà un compte Mindquest
Rendez-vous sur votre espace personnel, en vous connectant avec vos identifiants habituels.
 
  • Je n'ai pas encore de compte Mindquest
1. Je suis signataire principal
Lorsque que nous avons votre accord pour le démarrage d’un consultant et que vous êtes le signataire principal des feuilles de temps, vous recevez l’email suivant de la part de [email protected]. 
En tant que signataire principal, vous pouvez désigner des signataires secondaires qui pourront également valider les feuilles de temps.
 
2. J'ai été ajouté en signataire secondaire
Si vous avez reçu un email indiquant que vous êtes le signataire secondaire d’un consultant, cliquez sur le lien indiqué. Il vous sera ensuite demandé de créer un compte entreprise en renseignant un mot de passe et vos informations. Vous serez alors référencé en signataire secondaire des feuilles de temps du consultant.
 
Attention à bien utiliser la même adresse email que celle sur laquelle l’email ci-dessus a été envoyé.
 
Vous pourrez ensuite accéder à votre espace personnel sur le site Mindquest.
 
Note: si vous rencontrez une problème dans la création de votre compte, contactez nos équipes support.
 
Consulter les Timesheets 
 
Une fois connecté, rendez-vous sur l'onglet "Timesheets"
 
Depuis votre espace personnel, vous pouvez accéder à l’onglet « Timesheets » via la barre de menu sur la gauche de l’écran.
 
timesheet_onglet_client
 
 
 
Trouvez plus rapidement un Timesheet
 
Utilisez les filtres et recherches pour trouvez rapidement un timesheet
 
timesheet_client_filters
 
       
      1 . Filtre par recherche
Vous pouvez également filtrer les Timesheets par consultant (prénom et nom complet), signataire (prénom et nom complet) ou contrat de mission (id du contrat).
 
2. Tri par mois
Vous pouvez aussi filtrer les Timesheets par période, à l’aide du tri mois. 
 
3. Filtre par statut
Pour retrouver rapidement un Timesheet, vous pouvez utiliser les filtres de statut situés au-dessus des cartes Timesheet.
Il existe quatre statuts :
  • « Ouvert » : le Timesheet est initié et peut être rempli par le consultant.
  • « En attente » : le Timesheet a été rempli par le consultant et attend une validation de votre part.
  • « Approuvé » : le Timesheet est validé par le client et ne peut plus être modifié. Une fois le Timesheet validé, le process de facturation est lancé et un compte-rendu PDF est disponible.
  • « Rejeté » : le Timesheet est rejeté par le client et renvoyé au consultant pour modification.
Pour supprimer le filtre, cliquez sur la croix située à droite de l’écran.
 
Consultez les détails d'un Timesheet
Pour consulter le Timesheet d’un consultant cliquez sur "consulter" sur une carte Timesheet.
 
 
Vérfiez les informations
 
Vérifiez bien le Total des heures et le détail de heures normales ou spéciales en haut à droite de l'écran. 

Vous pouvez également vérifier le détail des plage horaires par thème (=projet) de puis la vue thème ou les heures supplémentaires, d'astreintes ou de télétravail depuis la vue type.
 
 
Validez ou rejetez un Timesheet
 
Note : vous ne pourrez valider un timesheet qu'à partir des deux derniers jours ouvrés du mois.
 
timesheet_client_validate
 
 
En haut à gauche de l'écran, vous pouvez valider ou rejeter un timesheet à l’aide des boutons correspondants.
Si vous estimez que toutes les informations saisies sont correctes (jours travaillés, total des heures normales, astreintes...), vous pouvez valider le Timesheet sinon le rejeter.
 
ATENTION ! Une fois le Timesheet validé vous ne pourrez plus le modifier. Vérifiez donc les informations avant de valider.
 
En cas de rejet il vous sera demandé d'ajouter un commentaire afin d'indiquer la raison.
 
Sachez que ces commentaires sont visibles par les consultants et l'équipe Mindquest.
 
 
Que faire si je suis en désaccord avec les horaires que le consultant a renseignés ?
Si vous êtes en désaccord avec les horaires que vous affiche un consultant, vous pouvez rejeter le timesheet en indiquant la raison du refus en commentaire.
 
Note : Ce commentaire sera visible par le consultant et les équipes Mindquest.
 
Le consultant recevra alors un email l’invitant à modifier sa feuille de temps pour de nouveau être soumise à validation.
En cas de nouveau désaccord, nous vous invitons à contacter votre responsable de compte.
 
UTILISER LES COMMENTAIRES ET ANNOTATIONS
 
Vous pouvez cliquer sur la plage horaire d'un thème pour ajouter une annotation et demander au consultant des précisions sur son activité. 

Ces annotations seront visibles dans la partie "Commentaires et annotations"
 
timesheet_client_annotations
 
UTILISER L'ONGLET RAPPORT
 
Obtenez un rapport des Timesheets validés
 
La page rapport vous permet de télécharger, en version PDF, les rapport des timesheets validés. Vous pouvez prévisualiser le titre de la mission, le mois effectué et le nombre de jours/d’heures effectués. Pour télécharger le PDF, cliquez sur "Télécharger" de la carte Timesheet.
 
timesheet_clients_reports
Aperçu : 
 
 
 
AJOUTER DES SIGNATAIRES
 
timehseet_client_signataire
 
Définir des signataires secondaires
 
Si vous êtes le signataire principal pour la mission d'un consultant et que vous souhaitez ajouter un signataire secondaire, cliquez sur « Ajouter » sur la ligne de mission correspondante et entrez l'adresse mail d'un signataire secondaire. Un email lui sera automatiquement envoyé pour le notifier.
 
Attention, vous ne pouvez définir qu'un seul signataire secondaire à la fois. Si vous en ajoutez un nouveau, l'ancien signataire sera supprimé.
 
Note : Pour être validé, le Timesheet ne nécessite que l'approbation d'un des deux signataires. 
 
 
J'ai été désigné comme signataire principal par erreur
Si vous avez été désigné comme le signataire principal sans le vouloir, veuillez contacter nos équipe à [email protected] 
 
 
J'ai été désigné comme signataire secondaire par erreur
Si vous avez été désigné comme le signataire secondaire sans le vouloir, veuillez contacter le signataire principal qui s'affiche sur l'email de réception. 
 
 
 
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Si vous avez rencontré une erreur, veuillez contacter nos équipes à [email protected]