INTERFACE TIMESHEET (CRA) - GUIDE CONSULTANT
 
Un Timesheet (ou feuille de temps ou CRA) est un calendrier mensuel vous permettant de rapporter vos heures effectuées et votre activité sur le mois couru.
L'interface Timesheet vous permet d'éditer et soumettre vos Timesheets de façon digitalisée depuis votre Dashboard.
 
 
 
 
 
 
UTILISER L'ONGLET TIMESHEETS
 
Accéder à Timesheets Manager depuis mon Dashboard
timesheet_onglet
Depuis votre espace personnel, vous pouvez accéder à l’onglet « Timesheets » via la barre de menu sur la gauche de l’écran.
 
 
Trouver un Timesheet plus rapidement avec les filtres et la recherche
 
timesheet_filters
 
1. Filtre par recherche
Vous pouvez enfin filtrer les Timesheets par client (adresse email), signataire (prénom et nom complet) et contrat de mission (id du contrat).
 
2. Filtre par statut
Pour retrouver rapidement un Timesheet, vous pouvez utiliser les filtres de statut situés au-dessus des cartes Timesheet.
Il existe quatre statuts :
  • « Ouvert » : le Timesheet est initié et peut être rempli. Un Timesheet s'ouvre à partir de votre de date de démarrage, puis chaque 1er du mois.
  • « En attente » : vous avez rempli le Timesheet et attendez une validation de la part de l’entreprise. Le timesheet ne peut plus être modifié sauf si le client le rejette. Dans ce cas, vous pourrez le modifier et le soumettre à nouveau.
  • « Approuvé » : le Timesheet est validé par l’entreprise. Le process de facturation peut être lancé et un compte-rendu PDF sera disponible l'onglet Timesheets de votre Dashboard via "Comptes rendus".
  • « Rejeté » : le Timesheet est rejeté par l’entreprise et vous est renvoyé pour modification
3. Tri par mois
Vous pouvez aussi trier les Timesheets par période à l’aide du tri "mois".

Pour supprimer les filtres, cliquez sur la croix tout à droite des champs filtres.
 
Comment accéder à un Timesheet ?
Pour consulter un Timesheet, cliquez sur consulter sur une carte Timesheet.
 
 
 
Comment remplir un timesheet ?
 
 
Pour remplir un Timesheet utilisez la zone "Ajouter des heures":

1 - Choisissez une plage de dates et cliquez "Accepter"
 
 
Note : si votre plage comprend un week-end ou un jour férié celui-ci sera désélectionné par défaut. 
Vous pourrez ensuite le rejouter de façon unitaire avec le type approprié
 
2-Définissez un thème
 
Un thème vous permet d'indiquer au client le sujet sur lequel vous avez travaillé. 
Il est possible de créer jusqu'à 5 thèmes.
Note : Vous pouvez utiliser le Thème par défaut "N/A" si cette fonctionnalité ne vous est pas utile.
 
 
3- Sélectionnez "Jour plein" ou "heures"

-Jour plein 
Convient aux contrats au forfait jour.
Comptabilise un jour (par défaut 8h)

Pour les demi-journées, utilisez le format heures
 
-Heures
Vous pouvez indiquer le nombre d'heures effectuées par jour sur la plage sélectionnée.
Note : par défaut votre contrat défini généralement 8 heures par jours
Une journée de plus de 6h comptabilisera 1 jour.
Une journée de moins de 6h comptabilisera 0.5 jours
 
4-Choisissez un type
Vous pouvez ici indiquer si les heures effectuées sont au taux normal (défini par votre contrat) ou à un taux supérieur (heures supp, astreintes)
Note : Par défaut choisissez "Normal"
 
timesheet_type
 
5-Sélectionnez le format
timesheet_format
Note : selon votre contrat votre taux peut varier avec le format. Notre équipe facturation recoupera cette information avec le contrat.
 
6-Cliquez sur Ajouter
 
Cliquez sur le bouton "ajouter" pour ajouter les jours ou les heures au calendrier
 
timesheet_ajouter
 
ATTENTION : N'oubliez pas d'enregistrer avant de quitter la page ou vos données seront perdues.
 
timesheet_enregistrer

 

Soumettre un Timesheet pour validation du client

1-Vérifiez le nombre de jours ou d'heures

timesheet_hours_total

La vue Thème vous permet de voir les heures par thème défini et par plage de date.
La vue Type vous permet de voir les heures par Type et Format.

2-Cliquez sur Envoyer

En haut à gauche du Timesheet, vous pouvez Enregistrer ou Envoyer  le timesheet à l’aide des boutons correspondants.

Si vous estimez que toutes les informations saisies sont correctes (jours travaillés et total des heures normales et astreintes), vous pouvez envoyer le Timesheet sinon l’enregistrer en brouillon.

Avant d'envoyer le timesheet, il faudra écrire un commentaire indiquant un résumé de votre activité. Attention ces commentaires sont visibles par le client et les équipes Mindquest et seront visibles sur votre compte-rendu.

ATENTION ! Une fois le Timesheet soumis vous ne pourrez plus le modifier. Vérifiez donc bien les informations avant de valider.

Note : un timesheet ne peut être validé côté client qu'à partir des deux derniers jours ouvrés du mois en cours.

3-Ajoutez un commentaire

Décrivez, le projet travaillé et les tâches effectuées ainsi qu'une description précise de votre activité en commentaire

timesheet_commentaires
Note : si vous voyez que le numéro de bon de commande n'est pas le bon, vous pouvez en suggérer un nouveau. 

Votre commentaire sera visible dans "Commentaires et annotations"

ATTENTION: Ce commentaire sera visible par le client et l'équipe Mindquest et présent sur votre compte rendu

Que faire si l'entreprise est en désaccord avec les horaires que j'ai renseignés ?

Si l’entreprise est en désaccord avec les horaires que vous avez complétés, vous recevrez un email vous demandant de remplir une nouvelle fois le Timesheet avec le commentaire du signataire associé à votre mission.

Note : Ce commentaire sera visible par le client et l'équipe Mindquest.

Si le désaccord persiste, nous vous invitons à contacter votre responsable de compte.

 

UTILISER LES ANNOTATIONS

Vous pouvez désormais ajouter des annotations au plages d'heures remplies pour préciser au client votre travail sur une plage donnée.
Celles-ci seront visible dans la partie "Commentaires et annotations" 

timesheet_annotations

UTILISER L'ONGLET "RAPPORTS"

timesheet_compte_rendu

Obtenir un rapport des Timesheets validés

La page ci-dessus vous permet de télécharger, en version PDF, les comptes-rendus des timesheets validés. Vous pouvez prévisualiser le titre de la mission, le mois effectué et le nombre de jours/d’heures effectués. Pour télécharger le PDF, cliquez sur l’icône PDF de la carte Timesheet.

 


Vous pouvez également télécharger votre rapport depuis ce bouton via l'onglet Timesheets
 


Note : si vous êtes en portage salarial ce compte rendu est envoyé automatiquement à votre société de portage

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